Положення про Центр комунікацій



ПОЛОЖЕННЯ
про Центр комунікацій
Київського національного Університету імені Тараса Шевченка


І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
  1. Центр комунікацій Київського національного Університету імені Тараса Шевченка (далі – Центр комунікацій), створений на підставі рішення Вченої Ради Університету (протокол засідання №13 від 18 червня 2015 року), є структурним підрозділом Київського національного Університету імені Тараса Шевченка (далі – Університет), підпорядкованим ректору Університету.
  2. У своїй діяльності Центр комунікацій керується Законами України:
    • «Про інформацію», «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації», Указом Президента України «Про створення додаткових умов для реалізації конституційних прав громадян на інформацію, участь в управлінні державними справами», положень Послання Президента України до Верховної Ради України «Європейський вибір» та іншим чинним законодавством України.
    • Статутом Київського національного Університету імені Тараса Шевченка, наказами та розпорядженнями ректора Університету, цим Положенням.
  3. Центр комунікацій підпорядкований ректорові Університету, а у випадку його відсутності – першому проректору Університету.
  4. У розпорядження Центр комунікацій передаються спеціально обладнане приміщення, техніка, що необхідна для оперативного збору, передавання та зберігання інформації і створення власного інформаційного продукту.
  5. Центр комунікацій є правонаступником Відділу інформаційних досліджень та зв'язків з громадськістю Київського національного Університету імені Тараса Шевченка.

ІІ. ОСНОВНІ НАПРЯМИ РОБОТИ ТА ЗАВДАННЯ ЦЕНТРУ КОМУНІКАЦІЙ
Напрями роботи та завдання Центру комунікацій підпорядковуються його головній меті – системне забезпечення стратегічних комунікацій та ефективне позиціонування Університету у внутрішньому (університетському) і зовнішньому (національному й світовому) інформаційному просторі з метою формування спільної організаційної ідентичності, позитивного іміджу, бренду і репутації Університету.
Основні напрями роботи Центру комунікацій:
  • моніторингово-аналітичний;
  • інформаційно-комунікативний.
Роботу на кожному напрямі забезпечують відповідні відділи Центру комунікацій, які мають наступні цілі:
  • моніторингово-аналітичний – моніторинг та аналіз інформаційних потоків у внутрішньому та зовнішньому інформаційному просторі Університету, формування відповідних рекомендацій та пропозицій щодо загальної комунікативної стратегії Університету;
  • інформаційно-комунікативний – розробка та впровадження загальної комунікативної стратегії Університету у внутрішньому та зовнішньому інформаційному просторі.
Досягнення поставлених цілей зумовило необхідність виконання Центром комунікацій таких завдань.
Центр комунікацій виконує наступні завдання:
  1. з моніторингово-аналітичного напрямку:
    • формування та впровадження єдиної комунікативної стратегії Університету, моніторинг та контроль за її дотриманням;
    • постійний внутрішній та зовнішній моніторинг інформаційної присутності Університету (моніторинг ЗМІ та нових медіа, проведення соціологічних досліджень громадської думки);
    • медіа-моніторинг інформаційної присутності інших ВНЗ та, з урахуванням оперативних даних, розробка рекомендацій і пропозицій до загальної комунікативної стратегії Університету;
    • аналіз цільових аудиторій та розробка відповідних рекомендацій і пропозицій до загальної комунікативної стратегії Університету;
    • дослідження іміджу та репутації Університету, розробка відповідних рекомендацій і пропозицій до загальної комунікативної стратегії Університету;
    • забезпечення ефективних маркетингових комунікацій освітніх програм Університету;
    • розробка та впровадження ефективної стратегії формування спільної організаційної ідентичності Університету;
    • надання методичної, організаційно-практичної та консультаційної допомоги структурним підрозділам Університету у відповідній галузі.
    Сектор: Зв'язки з громадськістю:
    • розробка та впровадження ефективної стратегії корпоративного брендінгу;
    • організація рекламних кампаній та публічних заходів;
    • надання консультацій та участь у виробництві мас-медійної продукції (виготовлення фільмів, створення презентацій, написання та редагування статей та буклетів, підготовка радіо-роликів, виготовлення реклами, розробка візиток, виготовлення оригінал-макетів видавничого профілю тощо) разом з іншими структурними підрозділами Університету чи іншими організаціями (за згодою);
    • використання технологій цивілізованого лобізму (Government Relations);
    • проведення моніторингу потреб і пропозицій та за їх результатом організація в взаємодії з іншими структурними підрозділами Університету чи іншими організаціями (за згодою) культурних, наукових, спортивних заходів, соціальнозначущих проектів; загально університетських фестивалів (ШЕВА.Fest), тематичних конкурсів, виставок, вебінарів та навчальних тренінгів відповідно до потреб цільових аудиторій.
  2. з інформаційно-комунікативного напрямку:
    Загальні завдання:
    • формування та впровадження загальної комунікативної стратегії Університету на основі рекомендацій та пропозицій моніторингово-аналітичного відділу;
    • зв'язки з медіа - забезпечення ефективної роботи прес-центру Університету відповідно до сформованої комунікативної стратегії;
    • внутрішні комунікації зі співробітниками та студентами Університету - забезпечення ефективної роботи газети, офіційного сайту, сторінок Університету у соцмережах та інших каналів комунікації відповідно до сформованої комунікативної стратегії;
    • забезпечення ефективних Інтернет-комунікацій Університету (робота офіційного сайту, сторінок Університету у соціальних мережах, сайтів та сторінок у соцмережах структурних підрозділів Університету);
    • вироблення та узгодження контенту для офіційного сайту та сторінок Університету у соцмережах (на основі досліджень цільових аудиторій, що систематично проводяться моніторингово-аналітичним відділом) у контексті загальної комунікативної стратегії;
    • вироблення рекомендацій у роботі з контентом сайтів та сторінок у соцмережах структурних підрозділів КНУ, узгодження інформації у рамках загальної комунікативної стратегії;
    • створення та регулярне оновлення Інтернет-сторінки Центру Комунікацій Університету на сайті Університету чи окремої сторінки в Інтернет;
    • координація роботи Центру комунікацій щодо створення мобільних додатків, інфографіки, відео та фото контенту для сайту та офіційних сторінок Університету у соцмережах відповідно до потреб цільових аудиторій та загальної комунікативної стратегії;
    • надання методичної, організаційно-практичної та консультаційної допомоги структурним підрозділам Університету у відповідній галузі.
    Прес-центр Університету:
    • організація спеціальних заходів для медіа та підготовка матеріалів для поширення в національних та зарубіжних ЗМІ та нових медіа;
    • робота зі ЗМІ, формування пулу лояльних журналістів;
    • на основі моніторингу ЗМІ та нових медіа (моніторингово-аналітичний відділ) підготовка відповідних роз'яснень або спростувань;
    • забезпечення кризових комунікацій у відносинах із традиційними та новими медіа;
    • відповіді на запити преси, добір інформації за темою, яка цікавить те чи інше ЗМІ, її обробка;
    • створення позитивного іміджу та репутації Університету шляхом поширення у традиційних ЗМІ та нових медіа інформації про діяльність та досягнення Університету у сфері освіти, науки та культури;
    • організація виступів у ЗМІ керівництва університету, відомих науковців та студентів з актуальних для широкої громадськості питань;
    • збір інформації та висвітлення подій Університету, підготовка публікацій для газети Університету, офіційного сайту та сторінок Університету у соцмережах;
    Видання «Київський університет»:
    • на періодичній основі підготовка матеріалів, верстка, друк та поширення видання «Київський університет»;
    • підготовка матеріалів, друк та поширення тематичних додатків та іншої продукції друкованого формату у рамках видання «Київський університет»;
    • підготовка новинних та аналітичних матеріалів у контексті загальної комунікативної стратегії Університету;
    • сприяння налагодженню ефективних внутрішніх комунікацій зі співробітниками та студентами Університету шляхом їх об'єктивного висвітлення у друкованому та електронному форматах газети університету;
    • зміцнення корпоративного бренду Університету та сприяння створенню загальноуніверситетської ідентичності та корпоративної культури.
    Сектор інформаційного забезпечення офіційного сайту:
    • розміщення та оновлення актуальної інформації про Університет та його діяльність відповідно до потреб цільових аудиторій та загальної комунікативної стратегії Університету;
    • створення мобільних додатків, інфографіки, відео та фото контенту відповідно до потреб цільових аудиторій та загальної комунікативної стратегії;
    • сприяння налагодженню ефективних внутрішніх та зовнішніх комунікацій;
    • розробка та впровадження заходів зі зміцнення корпоративного бренду та формування позитивної репутації Університету.

ІІІ. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ПРАВА ЦЕНТРУ КОМУНІКАЦІЙ
Центр комунікацій відповідно до покладених на нього завдань має право:
  • звертатися до ректорату з інформаційними запитами про діяльність структурних підрозділів Університету;
  • отримувати рішення Вченої ради, ректорату, рекомендації зборів і конференцій трудового колективу, накази і розпорядження ректора, плани діяльності та звіти про роботу структурних підрозділів Університету;
  • залучати до виконання окремих робіт з питань комунікативної діяльності, інформаційної діяльності фахівців інших структурних підрозділів Університету, організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об'єднань та фондів (за згодою);
  • одержувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів Університету документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;
  • вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи структурних підрозділів Університету з питань стратегічних комунікацій;
  • скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції, із залученням уповноважених від підрозділів Університету;
  • користуватись в установленому порядку інформаційними базами Університету, системами зв'язку і комунікацій, мережами спеціального зв'язку та іншими технічними засобами;
  • формувати завдання в межах своєї компетенції та контролювати їх виконання структурними підрозділами Університету, діяльність яких збігається із завданнями Центру комунікацій;
  • в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіяти з іншими структурними підрозділами Університету з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації та робіт, необхідних для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів;
  • у межах своїх компетенцій налагоджувати відносини із організація та установами поза межами Університету, для реалізації спільних проектів, залучення грантів та іншої взаємодії, що не суперечить цілям і завданням Центру комунікацій.

ІV. КЕРІВНИЦТВО ЦЕНТРОМ КОМУНІКАЦІЙ
  1. Центр комунікацій очолює директор, який призначається на посаду і звільняється з посади ректором Університету в установленому законодавством порядку. Директор Центру комунікацій:
    • здійснює загальне керівництво Центром комунікацій та несе відповідальність за його діяльність;
    • видає в межах своєї компетенції розпорядження, організовує і контролює їх виконання, скликає в установленому порядку наради з питань, що належать до його компетенції та відповідають завданням Центру комунікацій;
    • розподіляє функціональні обов'язки між працівниками Центру комунікацій, розробляє їх посадові обов'язки та подає на затвердження адміністрації Університету;
    • сприяє створенню належних умов праці у підрозділі;
    • бере участь у засіданнях ректорату та Вченої ради Університету;
    • розробляє методологічні засади інформаційно-комунікативної політики Університету;
    • забезпечує ефективні комунікації Університету з державними установами, громадським сектором, національними та іноземними медіа, міжнародними організаціями;
    • сприяє розвитку інтегрованої системи внутрішніх комунікацій Університету;
    • представляє Центр комунікацій у взаємовідносинах із фізичними та юридичними особами у межах повноважень, наданих йому ректором;
    • проводить особистий прийом студентів, співробітників Університету та інших громадян з питань, що належать до повноважень Центру комунікацій;
    • виконує інші функції, що випливають з покладених на Центр комунікацій завдань.
  2. Директор має заступників, що очолюють основні напрями роботи Центру комунікацій: Заступник директора з моніторингово-аналітичної роботи, Заступник директора з інформаційно-комунікативної роботи, які призначаються на посаду і звільняються з посади ректором Університету в установленому законодавством порядку за поданням директора Центру комунікацій. Заступник директора:
    • здійснює загальне керівництво відповідним відділом Центру комунікацій;
    • розробляє стратегію розвитку відділу, а у разі потреби проводить інструктування та навчання співробітників Центру комунікацій відповідного напряму;
    • розробляє річний план роботи відділу, контролює його виконання та несе відповідальність за його виконання;
    • розробляє поточний план роботи відділу, контролює його виконання та несе відповідальність за його виконання;
    • відповідно до функціональних обов'язків працівників відділу розподіляє між ними завдання та контролює їх виконання;
    • у рамках своїх компетенцій готує річний звіт, поточні аналітичні матеріали у вигляді інформаційного звіту, довідки (службового і загального користування) щодо робити відділу та своєчасно надає їх директору Центру комунікацій;
    • виконує інші функції, що забезпечують виконання завдань відповідного відділу Центру комунікацій;
    • виконує доручення ректора Університету, уповноваженого від ректорату та директора Центру комунікацій.
  3. Напрями роботи відділів Центру комунікацій поділяються на функціональні сектори, керувати роботою яких можуть штатні співробітники Центру комунікацій, які призначаються на посаду і звільняються з посади ректором Університету в установленому законодавством порядку за відповідним поданням директора Центру комунікацій.
    Також до управління роботою секторів чи організації конкретного проекту можуть залучатися провідні фахівці профільних підрозділів Університету на підставі постійного чи ситуативного розширення їх функціональних обов'язків та надбавки до основного посадового окладу (розмір надбавки визначається обсягом роботи та часом її виконання). Персоналії затверджує ректор Університету окремим наказом за обґрунтуванням та відповідним поданням директора Центру комунікацій.
  4. За участі представника ректорату, директора Центру комунікацій та його заступників, провідних фахівців Університету в галузі реклами та зв'язків з громадськістю, журналістики, юриспруденції, психології, філології, інформаційних систем та технологій, економіки, бізнесу та представника Студентського Парламенту Університету (за згодою) створюється колегіальний орган Рада Центру комунікацій Університету, що виконує на постійній основі дорадчі функції. Склад Ради Центру комунікацій та Положення про неї затверджує ректор Університету за поданням директора Центру комунікацій.
  5. На рівні структурних підрозділів Університету (інститутів/факультетів) завдання із формування єдиної інформаційно-комунікативної політики виконують заступники директорів/деканів інститутів/факультетів зі зв'язків з громадськістю, які призначаються на посаду і звільняються з посади ректором Університету в установленому законодавством порядку.
    З усіх заступників директорів/деканів формується дорадчий орган Розширена Рада Центру комунікацій, яка на періодичній основі проводить свою діяльність із консолідації та оптимізації комунікативної діяльності відповідних підрозділів на факультетах/інститутах.
    Склад Розширеної Ради Центру комунікацій та положення про неї затверджує ректор Університету за поданням директора Центру комунікацій.
    Заступник директора/декана інституту/факультету із зв'язків з громадськістю:
    • представляє факультет/інститут у Розширеній Раді Центру комунікацій Університету;
    • забезпечує комунікативну взаємодією інститутів/факультетів з ректоратом та дирекцією Центру комунікацій;
    • координує та узгоджує свою діяльність із ректоратом, директором/деканом інституту/факультету, директором Центру комунікацій та несе перед ними відповідальність за реалізації заходів зі втілення у своєму підрозділі ініціатив зі стратегічних комунікацій Університету;
    • розробляє річний план інформаційно-комунікативної роботи інституту/факультету, контролює його виконання та несе відповідальність за його виконання;
    • розробляє поточний план інформаційно-комунікативної роботи інституту/факультету, контролює його виконання та несе відповідальність за її виконання;
    • забезпечує внутрішні комунікації інституту/факультету водповідно до завдань, виконання яких покликане забезпечити основну мету діяльності Центру комунікацій;
    • оперативно інформує Центр комунікацій щодо потреб та поточних планів факультету/інституту та узгоджує їх із університетськими ресурсами та подіями;
    • налагоджує системну діяльності прес-центру факультету/інституту та узгоджує її з прес-центром Університету;
    • організовує роботи щодо системного та оперативного висвітлення діяльності факультету/інституту у друкованих виданнях Університету, Інтернет-ресурсах Університету (сайт факультету, соцмережі);
    • ініціює та проводить заходи у межах свого підрозділу з метою формування та підтримка його іміджу відповідно до загальної інформаційно-комунікативної політики Університету;
    • готує матеріали (повідомлення) для ЗМІ в т.ч. прес-релізи, бекгарунди, різножанрові матеріали;
    • організовує регулярні медіа-моніторинги, огляд позиційних матеріалів, концептуальних документів, тематичних брошур тощо;
    • налагоджує і підтримує внутрішні комунікації факультету/інституту з іншими підрозділами Університету на всіх рівнях (співробітники, студенти, адміністрація);
    • координує розробку брендбуку факультету/інституту і його узгодження з брендом Університету, контролює дотримання положень брендбуку;
    • виконує інші функції, що випливають з покладених на нього завдань;
    • у рамках своїх компетенцій готує річний звіт, поточні аналітичні матеріали у вигляді інформаційного звіту, довідки (службового і загального користування), щодо робити інституту/факультету та своєчасно надає їх директору Центру комунікацій.
  6. Для розгляду наукових рекомендацій та інших важливих пропозицій щодо напрямків розвитку інформаційно-комунікативної політики в Університету можуть створюватися дорадчі та консультативні органи. Склад цих органів та положення про них затверджує ректор Університету за поданням директора Центру комунікацій.
    Персональний склад та умови їх діяльності затверджуються наказом ректора.

V. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ЦЕНТРУ КОМУНІКАЦІЙ
Структура, штат, порядок матеріального та організаційно-технічного забезпечення Центру комунікацій визначаються пунктами цього Положення і затверджуються ректором Університету.
Внутрішні комунікації Центру комунікацій забезпечуються взаємодією з ректоратом, заступниками деканів/директорів факультетів/інститутів зі зв'язків з громадськістю, головою Студентського парламенту, головою профспілки Університету та керівниками профспілкових організацій у підрозділах, керівниками інших структур Університету.
Відповідальність за якість та своєчасність виконання визначених цим Положенням завдань несе директор Центру комунікацій.
Працівники Центру комунікацій призначаються та звільняються ректором за погодженням із директором Центру комунікацій.

VІ. ПРИКІНЦЕВІ ПОЛОЖЕННЯ
  1. Центр комунікацій ліквідується за наказом ректора Університету та за погодженням із Вченою радою Університету.
  2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться за наказом ректора Університету та затверджуються Вченою радою Університету.